MIGLIORARE
L'ORGANIZZAZIONE DELLE ATTIVITA' DI SEGRETERIA
Obiettivi
· Chiarire
cosa significa attività segretariale svolta con competenza e professionalità
· Fornire nuove tecniche e conoscenze utili per essere un supporto preparato
e qualificato per il manager nella soluzione dei problemi e delle situazioni
difficili
· Migliorare la capacità di comunicare e di interagire con gli
altri nelle situazioni quotidiane
· Migliorare la gestione del tempo e delle proprie attività
Destinatari
Il corso si rivolge a:
· Segretarie
junior (limitata esperienza aziendale o al primo impiego)
· Coloro che si apprestano al lavoro di segreteria dopo aver esercitato
altre attività o altri compiti
Programma
IL RUOLO DELL'ASSISTENTE DI DIREZIONE
La definizione del ruolo
· L'analisi del Profilo dell'Assistente di Direzione
· Quali gli obiettivi e le funzioni della Segretaria/Assistente
in relazione al ruolo, alle responsabilità e agli obiettivi del
proprio capo
Esercitazione Pratica: L'autovalutazione della Posizione
I partecipanti svolgeranno un test di autovalutazione del proprio modo
di interpretare e svolgere il ruolo; i risultati di tale test determineranno
il posizionamento sulla Griglia della Segretaria di Direzione, ponendo
in risalto punti di forza ed eventuali punti deboli.
L'impatto del cambiamento in atto
· Il quadro del cambiamento in atto
· L'impatto del cambiamento continuo sul ruolo
· Nuovi contenuti e sviluppo del ruolo
Il miglioramento personale e professionale
· Quali capacità deve sviluppare una Segretaria/Assistente
· I presupposti del miglioramento: organizzazione personale e operativa,
gestione del tempo, controllo dello stress, sviluppo della creatività
e potenziamento mentale, sviluppo delle capacità relazionali
ASPETTI ORGANIZZATIVI DEL RUOLO DI SEGRETARIA
Come gestire più agende
· La calendarizzazione delle proprie incombenze: l'agenda, un prezioso
alleato per la memoria
· Cosa e come annotare
· Come interagire col responsabile per la gestione della sua agenda
Gestire ed organizzare l'archivio
· L'archivio accessibile: come organizzarlo, in modo che tutti
trovino subito tutto
· Le regole e le metodologie per classificare ed archiviare in
modo efficiente
· Tempi e modalità di conservazione dei documenti (sulla
base della normativa fiscale, civilistica e delle esigenze aziendali)
· Regole e prassi per il periodico sfoltimento della documentazione
· Individuare e razionalizzare gli spazi adibiti ad archivio
· Esempi di alcuni archivi aziendali
Come organizzare meeting e riunioni
· L'organizzazione a monte: quali sono i punti da chiarire col
proprio responsabile
· Come stendere un piano e una check list per prevedere tutto:
tempi; documenti; prenotazioni; preparazione della sala; catering; ecc.
· E quando l'ospite e' uno straniero?
· Il saluto: molto più di una formalità
Organizzare i viaggi di lavoro pensando a tutto
e risparmiando tempo
· Presentare un piano con valide alternative per facilitare la
scelta
· Quali sono gli aspetti da tenere in considerazione per evitare
problemi per chi viaggia: itinerari; mezzi di trasporto; valute; visti;
alloggio
Internet, Intranet e posta elettronica per comunicare
e raccogliere informazioni
· Come reperire informazioni senza perdere troppo tempo
· Quali informazioni sono reperibili sulla rete
· Consigli per facilitare la navigazione: i motori nazionali ed
internazionali di ricerca
· Utilizzare la posta elettronica per comunicazioni interne ed
esterne
· Siti utili e newsletter elettroniche a cui abbonarsi per essere
sempre aggiornati
LA GESTIONE DEL TEMPO
- Test di autodiagnosi della Gestione del tempo
Definire gli obiettivi e le priorità
· Quali sono le principali cause di difficoltà nella gestione
del tempo: eccesso di lavoro, dispersione propria e indotta, inadeguata
ripartizione del tempo
· I metodi di miglioramento della gestione del tempo: delega, filtro,
raggruppamento dei contatti, organizzazione della documentazione, planning
settimanale, organizzazione delle riunioni, ripartizione dello sforzo
Esercitazione Pratica: Il controllo dell'utilizzo
del tempo
I partecipanti dovranno identificare i principali compiti abitualmente
svolti e il tempo dedicatovi. Tali compiti verranno poi classificati nelle
quattro categorie fondamentali di attività, in modo tale da comprendere
l'eventuale necessità di modificare la propria ripartizione temporale.
Pianificare la propria attività
· Come organizzare l'attività: conoscenza reale degli obiettivi,
chiarezza dei compiti, gestione delle priorità, scelta dei tempi
operativi
· Assistere il Capo nella programmazione del tempo
· Conciliare le varie priorità: proprie, del Capo, congiunte
· La gestione degli imprevisti
Come organizzare il proprio lavoro
· Strumenti e metodologie per organizzare meglio il proprio lavoro
· Identificare gli ostacoli personali ad una corretta organizzazione
del lavoro
Esercitazione Pratica: La determinazione delle priorità
I partecipanti svolgeranno un lavoro a coppie che permetterà di
capire come determinare correttamente le priorità. I risultati
verranno poi commentati con tutto il resto dell'aula.
Far fronte alle situazioni di tensione e stress
· Comprendere le cause
· Trovare possibili soluzioni di uscita
· Come gestire richieste contrastanti
· Imparare a dire di "no" assertivamente
· Come gestire lo stress causato dalle scadenze rigide
· Stress positivo e negativo: qual è la differenza?
· Come trasformare lo stress negativo in energia positiva
Esercitazione Pratica: Comprendere il livello del
nostro stress
I partecipanti svilupperanno, sotto la guida del docente, un test di autovalutazione
per comprendere il proprio livello di stress, commentandone poi i risultati
con il resto dell'aula.
LO SVILUPPO DELLE CAPACITÀ DI COMUNICAZIONE
Migliorare la comunicazione interpersonale
· L'importanza della comunicazione interpersonale
· I principî base della comunicazione
· Capire e farsi capire
· I diversi canali della comunicazione
· Le varie fasi del processo comunicativo
· Fattori di dispersione e tipi di interferenze
· Le condizioni di una comunicazione efficace
· Il diagramma della comunicazione
Case Study: La comunicazione interpersonale efficace
Il docente presenterà un caso emblematico di comunicazione interpersonale
efficace. I partecipanti saranno chiamati a commentare tale esempio ed
a trarne preziosi spunti per il proprio lavoro.
Il linguaggio e lo stile
· Significato e funzione del linguaggio
· Come sviluppare un vocabolario efficace
· Quali le espressioni da eliminare
· Come impostare lo stile
· Utilizzare efficacemente il linguaggio non verbale
La gestione delle relazioni interpersonali
· I nostri atteggiamenti nelle relazioni interpersonali
Test di autovalutazione dei propri atteggiamenti nelle
relazioni interpersonali
- Le tecniche comportamentali più utili per il ruolo di segretaria/assistente
- La funzione di filtro della segretaria/assistente
- Le informazioni in uscita: quali far passare, quali no, e quali "informalmente
sottintese"
- Le informazioni in entrata: come porre le domande e come stimolare/incoraggiare
l'apertura degli interlocutori
- Il comportamento assertivo/autoritario e collaborativo/costruttivo nel
colloquio
Gioco dei Ruoli: Come gestire una situazione molto
delicata
Il docente illustrerà una tipica situazione conflittuale, in cui
la Segretaria/Assistente è al corrente di notizie riservate che
non può rivelare e che potrebbero invece "salvare" altre
persone in azienda. I partecipanti simuleranno il proprio comportamento
in tale situazione.
Gestione dei rapporti e dei conflitti
· Gestire le situazioni difficili per la Segretaria/Assistente
e le situazioni difficili per gli interlocutori
· Come identificare le situazioni di conflitto e come agire di
conseguenza in modo positivo
Come gestire il rapporto tra segretaria/assistente
e capo
· Le caratteristiche fondamentali del rapporto: rispetto, stima,
collaborazione, fiducia
· Sviluppare le capacità di ascolto attivo
· Gestire i punti forti e i punti deboli del rapporto
· Come superare le difficoltà di rapporto con il Capo
Esercitazione Pratica. Comunicare efficacemente (
1° parte)
Il docente proporrà una serie di esercizi e giochi sulla percezione,
sulla comunicazione verbale e non verbale, sull'ascolto attivo, sulla
negoziazione. Tali esercizi mirano a far comprendere alcuni errori da
evitare nella comunicazione e nell'ascolto degli altri.
Utilizzare efficacemente il telefono
· Prendere un messaggio telefonico: gli elementi chiave da annotare
· Saper filtrare le telefonate
· La gestione di situazioni delicate
· Capire quali informazioni far passare e come
· Tecniche per comunicare efficacemente: imparare a conoscere i
propri interlocutori
Esercitazione Pratica: Comunicare efficacemente (2°
parte)
Gioco di ruolo: "Pronto chi parla?" e successiva discussione
in plenaria.
Esercizi sulla percezione, sulla comunicazione verbale e non verbale,
sull'ascolto attivo, sulla negoziazione
Metodologia Didattica
I docenti proporranno, in alternanza ai momenti di lezione
interattiva, esercitazioni, questionari di autovalutazione, l’analisi
di casi pratici e l’utilizzo di strumenti e metodologie specifiche.
Sede del Corso
Il percorso formativo sarà erogato presso le nostre aule didattiche site a Roma – Via Ostiense, 30 (Metro B – Fermata Piramide)
Quota d’iscrizione
Euro 400,00 + I.V.A. a partecipante per coloro che partecipano a titolo personale.
Euro 1.200,00 + I.V.A. a partecipante per coloro che vengono iscritti dalle loro aziende.
Dal 2° partecipante iscritto della medesima azienda verrà
applicato uno sconto del 10%.
A coloro che hanno partecipato ad altri corsi di formazione
Omnia Gestione Risorse Umane verrà applicato uno sconto
del 25% sulla quota di iscrizione.
La quota d’iscrizione include la partecipazione al
corso e il materiale didattico.
Per informazioni e iscrizioni:
Per informazioni e iscrizioni:
Per telefono: 02 76390417
Per mail: corsi@omnia-gru.it |