MIGLIORARE
L'ORGANIZZAZIONE DELLE ATTIVITA' DI SEGRETERIA
Obiettivi
· Chiarire cosa significa
attività segretariale svolta con competenza e
professionalità
· Fornire nuove tecniche e
conoscenze utili per essere un supporto preparato
e qualificato per il manager nella soluzione dei
problemi e delle situazioni difficili
· Migliorare la capacità di
comunicare e di interagire con gli altri nelle
situazioni quotidiane
· Migliorare la gestione del
tempo e delle proprie attività
Destinatari
Il corso si rivolge a:
· Segretarie junior (limitata
esperienza aziendale o al primo impiego)
· Coloro che si apprestano al
lavoro di segreteria dopo aver esercitato altre
attività o altri compiti
Programma
IL RUOLO DELL'ASSISTENTE DI DIREZIONE
La definizione del ruolo
· L'analisi del Profilo dell'Assistente di
Direzione
· Quali gli obiettivi e le funzioni della
Segretaria/Assistente in relazione al ruolo, alle
responsabilità e agli obiettivi del proprio capo
Esercitazione Pratica: L'autovalutazione
della Posizione
I partecipanti svolgeranno un test di
autovalutazione del proprio modo di interpretare e
svolgere il ruolo; i risultati di tale test
determineranno il posizionamento sulla Griglia
della Segretaria di Direzione, ponendo in risalto
punti di forza ed eventuali punti deboli.
L'impatto del cambiamento in atto
· Il quadro del cambiamento in atto
· L'impatto del cambiamento continuo sul ruolo
· Nuovi contenuti e sviluppo del ruolo
Il miglioramento personale e
professionale
· Quali capacità deve sviluppare una
Segretaria/Assistente
· I presupposti del miglioramento: organizzazione
personale e operativa, gestione del tempo,
controllo dello stress, sviluppo della creatività
e potenziamento mentale, sviluppo delle capacità
relazionali
ASPETTI ORGANIZZATIVI DEL RUOLO DI SEGRETARIA
Come gestire più agende
· La calendarizzazione delle proprie incombenze:
l'agenda, un prezioso alleato per la memoria
· Cosa e come annotare
· Come interagire col responsabile per la gestione
della sua agenda
Gestire ed organizzare l'archivio
· L'archivio accessibile: come organizzarlo, in
modo che tutti trovino subito tutto
· Le regole e le metodologie per classificare ed
archiviare in modo efficiente
· Tempi e modalità di conservazione dei documenti
(sulla base della normativa fiscale, civilistica e
delle esigenze aziendali)
· Regole e prassi per il periodico sfoltimento
della documentazione
· Individuare e razionalizzare gli spazi adibiti
ad archivio
· Esempi di alcuni archivi aziendali
Come organizzare meeting e riunioni
· L'organizzazione a monte: quali sono i punti da
chiarire col proprio responsabile
· Come stendere un piano e una check list per
prevedere tutto: tempi; documenti; prenotazioni;
preparazione della sala; catering; ecc.
· E quando l'ospite e' uno straniero?
· Il saluto: molto più di una formalità
Organizzare i viaggi di lavoro pensando a
tutto e risparmiando tempo
· Presentare un piano con valide alternative per
facilitare la scelta
· Quali sono gli aspetti da tenere in
considerazione per evitare problemi per chi
viaggia: itinerari; mezzi di trasporto; valute;
visti; alloggio
Internet, Intranet e posta elettronica
per comunicare e raccogliere informazioni
· Come reperire informazioni senza perdere troppo
tempo
· Quali informazioni sono reperibili sulla rete
· Consigli per facilitare la navigazione: i motori
nazionali ed internazionali di ricerca
· Utilizzare la posta elettronica per
comunicazioni interne ed esterne
· Siti utili e newsletter elettroniche a cui
abbonarsi per essere sempre aggiornati
LA GESTIONE DEL TEMPO
- Test di autodiagnosi della Gestione del
tempo
Definire gli obiettivi e le priorità
· Quali sono le principali cause di difficoltà
nella gestione del tempo: eccesso di lavoro,
dispersione propria e indotta, inadeguata
ripartizione del tempo
· I metodi di miglioramento della gestione del
tempo: delega, filtro, raggruppamento dei
contatti, organizzazione della documentazione,
planning settimanale, organizzazione delle
riunioni, ripartizione dello sforzo
Esercitazione Pratica: Il controllo
dell'utilizzo del tempo
I partecipanti dovranno identificare i principali
compiti abitualmente svolti e il tempo dedicatovi.
Tali compiti verranno poi classificati nelle
quattro categorie fondamentali di attività, in
modo tale da comprendere l'eventuale necessità di
modificare la propria ripartizione temporale.
Pianificare la propria attività
· Come organizzare l'attività: conoscenza reale
degli obiettivi, chiarezza dei compiti, gestione
delle priorità, scelta dei tempi operativi
· Assistere il Capo nella programmazione del tempo
· Conciliare le varie priorità: proprie, del Capo,
congiunte
· La gestione degli imprevisti
Come organizzare il proprio lavoro
· Strumenti e metodologie per organizzare meglio
il proprio lavoro
· Identificare gli ostacoli personali ad una
corretta organizzazione del lavoro
Esercitazione Pratica: La determinazione
delle priorità
I partecipanti svolgeranno un lavoro a coppie che
permetterà di capire come determinare
correttamente le priorità. I risultati verranno
poi commentati con tutto il resto dell'aula.
Far fronte alle situazioni di tensione e
stress
· Comprendere le cause
· Trovare possibili soluzioni di uscita
· Come gestire richieste contrastanti
· Imparare a dire di "no" assertivamente
· Come gestire lo stress causato dalle scadenze
rigide
· Stress positivo e negativo: qual è la
differenza?
· Come trasformare lo stress negativo in energia
positiva
Esercitazione Pratica: Comprendere il livello
del nostro stress
I partecipanti svilupperanno, sotto la guida del
docente, un test di autovalutazione per
comprendere il proprio livello di stress,
commentandone poi i risultati con il resto
dell'aula.
LO SVILUPPO DELLE CAPACITÀ DI COMUNICAZIONE
Migliorare la comunicazione
interpersonale
· L'importanza della comunicazione interpersonale
· I principî base della comunicazione
· Capire e farsi capire
· I diversi canali della comunicazione
· Le varie fasi del processo comunicativo
· Fattori di dispersione e tipi di interferenze
· Le condizioni di una comunicazione efficace
· Il diagramma della comunicazione
Case Study: La comunicazione interpersonale
efficace
Il docente presenterà un caso emblematico di
comunicazione interpersonale efficace. I
partecipanti saranno chiamati a commentare tale
esempio ed a trarne preziosi spunti per il proprio
lavoro.
Il linguaggio e lo stile
· Significato e funzione del linguaggio
· Come sviluppare un vocabolario efficace
· Quali le espressioni da eliminare
· Come impostare lo stile
· Utilizzare efficacemente il linguaggio non
verbale
La gestione delle relazioni
interpersonali
· I nostri atteggiamenti nelle relazioni
interpersonali
Test di autovalutazione dei propri
atteggiamenti nelle relazioni interpersonali
- Le tecniche comportamentali più utili per il
ruolo di segretaria/assistente
- La funzione di filtro della
segretaria/assistente
- Le informazioni in uscita: quali far passare,
quali no, e quali "informalmente sottintese"
- Le informazioni in entrata: come porre le
domande e come stimolare/incoraggiare l'apertura
degli interlocutori
- Il comportamento assertivo/autoritario e
collaborativo/costruttivo nel colloquio
Gioco dei Ruoli: Come gestire una situazione
molto delicata
Il docente illustrerà una tipica situazione
conflittuale, in cui la Segretaria/Assistente è al
corrente di notizie riservate che non può rivelare
e che potrebbero invece "salvare" altre persone in
azienda. I partecipanti simuleranno il proprio
comportamento in tale situazione.
Gestione dei rapporti e dei conflitti
· Gestire le situazioni difficili per la
Segretaria/Assistente e le situazioni difficili
per gli interlocutori
· Come identificare le situazioni di conflitto e
come agire di conseguenza in modo positivo
Come gestire il rapporto tra
segretaria/assistente e capo
· Le caratteristiche fondamentali del rapporto:
rispetto, stima, collaborazione, fiducia
· Sviluppare le capacità di ascolto attivo
· Gestire i punti forti e i punti deboli del
rapporto
· Come superare le difficoltà di rapporto con il
Capo
Esercitazione Pratica. Comunicare
efficacemente ( 1° parte)
Il docente proporrà una serie di esercizi e giochi
sulla percezione, sulla comunicazione verbale e
non verbale, sull'ascolto attivo, sulla
negoziazione. Tali esercizi mirano a far
comprendere alcuni errori da evitare nella
comunicazione e nell'ascolto degli altri.
Utilizzare efficacemente il telefono
· Prendere un messaggio telefonico: gli elementi
chiave da annotare
· Saper filtrare le telefonate
· La gestione di situazioni delicate
· Capire quali informazioni far passare e come
· Tecniche per comunicare efficacemente: imparare
a conoscere i propri interlocutori
Esercitazione Pratica: Comunicare
efficacemente (2° parte)
Gioco di ruolo: "Pronto chi parla?" e successiva
discussione in plenaria.
Esercizi sulla percezione, sulla comunicazione
verbale e non verbale, sull'ascolto attivo, sulla
negoziazione
Metodologia Didattica
I docenti proporranno, in alternanza ai momenti
di lezione interattiva, esercitazioni, questionari
di autovalutazione, l’analisi di casi pratici e
l’utilizzo di strumenti e metodologie specifiche.
Quota
d’iscrizione
Euro 960,00 + I.V.A. a partecipante.
Agevolazioni:
Euro 800,00 + I.V.A. a partecipante per le società/studi iscritti a Fondo Professioni.
Euro 400,00 + I.V.A. a partecipante per coloro che si iscrivono a titolo personale.
La quota d’iscrizione include la partecipazione al corso e il materiale didattico.
Al termine del corso verrà rilasciato l’attestato di frequenza a coloro che avranno seguito il 100% delle ore di formazione previste.
Per informazioni e iscrizioni:
Per informazioni e iscrizioni:
Per mail: corsi@omnia-gru.it
Scheda di iscrizione
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